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PortavozEl portavoz de una empresa u organización suele ser según la ocasión, el director de comunicación o el presidente de la compañía, éste último dará una imagen de mayor compromiso ante situaciones que puedan tener una repercusión negativa para la empresa.

 

La figura del portavoz tiene gran relevancia porque se le presupone que habla en nombre de la empresa y su mensaje influirá en la percepción mental que los públicos tengan de ella, en su imagen corporativa. Por eso el discurso del portavoz debe diseñarse en consonancia con la estrategia empresarial y de comunicación de la organización, para que su intervención transmita una imagen adecuada y coherente con la imagen intencional de la organización.

 

Entre las actividades que debe gestionar el portavoz están las comparecencias públicas (mesas redondas, conferencias, homenajes), presentaciones corporativas para dar a conocer informes, resultados de empresa, etc, las relaciones informativas con los medios cuando la organización quiere transmitir un mensaje directo (rueda de prensa, entrevista, artículo firmado), también mantiene encuentros con directivos y reuniones internas para implicar al personal de la empresa.

 

Normas de comunicación que debe tener en cuenta un portavoz

La imagen que proyecta un portavoz ante los públicos claves de la organización depende de lo que dice y de cómo lo dice, importa la combinación de sus palabras, su voz y sus gestos. Lo que se recuerda muchas veces de la intervención no es tanto lo que el portavoz dijo, sino la impresión de solvencia que transmitió a través de argumentos, la firmeza con la que los explicó o su apariencia.

 

1- No improvisar: Se debe preparar el discurso orientándolo hacia la consecución de los objetivos de la organización. Hay que tener claro el mensaje para no provocar ningún titular desafortunado sobre algo que realmente no se quería decir.

 

2- Preparar y llevar aprendido frases que puedan convertirse en titular: Deben ser frases cortas que contengan un contenido importante, casi irresistible. El mensaje tiene que estar claro para no dejarse llevar demasiado por las preguntas de los periodistas.

 

3- Preparar temas sobre los que es muy probable que le pregunten: Es imposible prepara todas las preguntas pero sí se puede saber entorno a que temas girarán, por tanto las respuestas preparadas habrá que adaptarlas.

 

4- Respaldar las afirmaciones: El discurso debe basarse en argumentos, nunca en opiniones y deberá ir respaldado con ejemplos, datos, material gráfico o audiovisual.

 

5- El mensaje debe ser simple: Sobretodo si se habla para la radio y la televisión ya que llegará a millones de personas con características muy heterogéneas, tiene que entenderlo todo tipo de público sean especialistas en la materia o carezcan de estudios.

- El mensaje debe ir acompañado de un grado de emoción para conectar más fácilmente con la audiencia. En el supuesto de que se necesite dar cifras, se deben explicar de una forma sencilla para facilitar la comprensión o si queremos dar características sobre algo, el concepto debe resultar familiar para todo tipo de públicos, por ejemplo es muy común dar la cifra de un gasto por persona y no en general o hablar de tamaños refiriéndose a un número determinado de campos de fútbol. Así la comprensión será mayor.

 

6- La comunicación no verbal: Es muy importante para que el discurso sea un éxito (tono de voz, postura al hablar, pausas, gestión del silencio...). Es muy conveniente comenzar el discurso con una gran frase que atraiga la atención del público, hay que interpretar, ponerle pasión, hacer los silencios adecuados en los momentos correspondientes para fomentar que el público piense sobre lo que acaba de escuchar, mantener el contacto visual.... Se pondrán en práctica estas pautas en función de la imagen que se quiera transmitir.

 

El rol de portavoz conlleva una gran responsabilidad por eso en las organizaciones se forma a las personas que van a tener que desempeñar este papel a través de las sesiones de formación donde se practican ejercicios frente a las cámaras, entrevistas en directo, comunicados de prensa, manejo de una rueda de prensa o participación en debates. Es muy importante que esta persona mejore sus habilidades comunicativas y aprenda a escuchar, ya que sus intervenciones pueden ser decisivas en la reputación de la organización y por tanto en sus beneficios, sobretodo si nos encontramos ante una situación de crisis.

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