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claves organizar evento

Los eventos corporativos son una herramienta de relaciones públicas que juegan un papel importante en la estrategia de marketing y comunicación de las empresas.

Aunque la comunicación digital es ahora más importante que nunca, los eventos siguen cubriendo ciertas necesidades interesantes para el desarrollo de las compañías. Asimismo pueden integrarse con acciones digitales que potencien su eficacia.

Los congresos, las ferias, las conferencias, los workshops o talleres, team buildings, los desayunos de trabajo y, ahora que se aproxima la Navidad, las cenas de empresa son algunos de los eventos en los que más invierten las compañías.

VenuesPlace ha hecho una recopilación de las claves a seguir para organizar un evento perfecto. Cada empresa, además, podrá complementar estos consejos con elementos específicos según sus objetivos y temática, para ello la creatividad es un factor clave que no tiene límites.

1. Establecer objetivos
Es fundamental tener claro cuáles son los objetivos y qué se quiere conseguir: dar a conocer un nuevo producto, establecer relaciones con proveedores, motivar y cohesionar al equipo, fidelizar a los clientes, etc. Estos objetivos ayudarán a decidir el formato de evento más adecuado.

2. Escoger bien la fecha
Antes de elegir el día de celebración es imprescindible consultar el calendario y comprobar que la fecha no coincida con un periodo vacacional o con otro tipo de acontecimientos que pueda restarle protagonismo: festivos nacionales y locales, grandes eventos del sector y deportivos (fútbol, fórmula 1...)….

También hay que tener en cuenta el día de la semana: los lunes son el peor día porque lo habitual es que se reserven para planificar y organizar la semana. Los miércoles, jueves y viernes, para determinados eventos, se consideran las mejores opciones.

3. Definir el público objetivo
Analizar el tipo de público al que nos dirigimos es esencial para definir el formato del evento, el espacio y las actividades paralelas que se quieran organizar. Las necesidades serán diferentes en función de si los asistentes son empleados, proveedores, clientes, profesionales de sector, etc. Es importante adaptar tanto el formato como el contenido del evento al perfil de los asistentes.

4. Determinar el presupuesto
En el momento de pensar en acciones o actividades para el evento hay que tener en cuenta la partida económica que tiene establecida la compañía. Conviene no perder de vista la relación costo-beneficio ya que los eventos se organizan con la intención de cumplir determinados objetivos.

5. Escoger el espacio adecuado
Una vez definidos los objetivos, el público, la fecha y el presupuesto ya es hora de buscar el espacio adecuado. Para esta tarea, se puede optar por usar un buscador de espacios o ir a localizarlo en persona, algo que lleva más tiempo.

Para seleccionar el mejor espacio hay que tener en cuenta: el tipo de evento, el número de asistentes, los servicios técnicos y audiovisuales, si tiene cocina propia o es necesario contratar un catering, la localización y accesos, si ofrece parking y cuales son las posibilidades de montaje previo si se requiere.

6. Solicitar permisos
Para evitar complicaciones en el desarrollo del evento, debemos informarnos de los permisos necesarios para desarrollar las actividades previstas y solicitar las licencias necesarias con antelación. Se puede encontrar la información en la página del ayuntamiento de cada ciudad.

7. Planificar con tiempo
La planificación es la columna vertebral de un evento y posiblemente uno de los factores más importantes a la hora de garantizar su éxito. VenuesPlace recomienda elaborar un retroplanning que detalle cada tarea, los responsables de su ejecución y la fecha en la que debería de estar terminada.

8. Definir una estrategia de comunicación y difusión
Otro elemento a tener en cuenta es la difusión del evento. Es importante definir una estrategia de comunicación que abarque el antes, el durante y el post evento. Para ello, hay que decidir qué herramientas y canales se van a utilizar para comunicar el evento (e-mailing, bases de datos de empleados, clientes, proveedores, redes sociales, página web, medios de comunicación, boletines informativos, publicidad, etc.). Es recomendable hacerlo con tiempo para que los interesados puedan planificarse para asistir.

9. Contar con un equipo organizador
Cada miembro del equipo debe estar informado de sus funciones y responsabilidades y además, conocer todos los detalles del evento con el objetivo de tener la capacidad de solucionar cualquier imprevisto que pueda surgir.

10. Hacer un análisis post evento
Una vez termina el evento es recomendable dedicar algunos recursos a agradecer y conocer el grado de satisfacción de los asistentes. Es recomendable enviar un comunicado a los asistentes a modo de cierre del evento agradeciendo su asistencia junto a unas líneas de conclusiones y resultados. Asimismo, es importante analizar de manera crítica el conjunto del evento. Este informe nos ayudará a identificar los puntos susceptibles de mejora para próximas ocasiones.

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